PENTING πUNTUK SURAT DINAS
HAL-HAL YANG BERHUBUNGAN DENGAN PENULISAN SURAT DINAS
1. KEPALA SURAT
Kepala surat disebut juga kop surat. Kepala surat berisi lambang, nama unit organisasi, alamat nomor telepon (jika ada), nomor kode pos (jika ada). Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap.
a. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital.
b. Huruf awal alamat, kode pos, dan telepon ditulis dengan huruf kapital kecuali kata penghubung, misalnya dan, dalam.
c. Nama instansi, kata jalan, kata telepon, kata kode pos jangan disingkat
2. TANGGAL SURAT
a. Nama tempat instansi tidak perlu ditulis karena sudah tercantum pada kepala surat.
b. Angka tahun ditulis lengkap
c. Nama bulan ditulis dengan huruf, misal Januari, Februari
d. Penulisan nama bulan tidak boleh disingkat atau tidak boleh di tulis angka.
contoh : 20 September 2021 π Benar
20 - 9 -2021 π Salah
3. NOMOR SURAT
a. Bagian nomor surat berisi nomor urut yang sudah terbit, kode surat, dan angka tahun jika angka tahun masuk ke dalam sistem penomoran.
b. Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital
c. Kata nomor diikuti tanda titik dua.
4. LAMPIRAN SURAT
Kata lampiran bermakna tambahan. Tambahan itu dapat berupa surat, kertas surat, fotokopi ijazah, salinan surat berharga.
a. Kata lampiran harus dicantumkan jika surat yang diterbitkan dilampiri berkas atau surat yang lain.
b. Huruf awal kata lampiran harus ditulis dengan kapital
c. Bisa disingkat dengan lamp.
d. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
e. Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf
contoh : Lampiran : Dua berkas
5. HAL SURAT
Hal surat disebut juga perihal surat atau pokok surat. Yang dikemukakan pada hal surat adalah isi pokok surat yang diterbitkan.
a. Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital.
b. Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat, tetapi jelas.
c. Satuan yang digunakan berkategori nomina atau kata benda.
d. Panjang satuan tidak melebihi separoh kertas.
e. Huruf awal kata awal satuan ditulis dengan huruf kapital
6. ALAMAT TUJUAN Kata alamat, bermakna nama orang atau tempat yang menjadi tujuan surat
a. Satuan yang terhormat disingkat Yth.
b. Huruf awal pada singkatan Yth. Ditulis dengan huruf kapital
c. Kata kepada, tidak perlu dicantumkan
d. Sapaan ibu, bapak, saudara dapat digunakan jika diikuti nama orang dan huruf awal sapaan itu ditulis dengan huruf kapital.
e. Gelar akademik dan kepangkatan dapat dicantumkan jika diikuti nama orang.
f. kata jalan tidak boleh disingkat
g. kata nomor yang lazim disingkat No. Untuk nomor rumah tidak perlu dituliskan karena mubazir.
h. Huruf awal nama kota ditulis dengan huruf kapital.
i. Kode pos ditulis setelah nama kota.
7. SALAM PEMBUKA
Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah dengan hormat. Huruf awal kata ditulis dengan huruf kapital. Penulisan bentuk dengan hormat diikuti tanda koma (,)
Penulisa dengan hormat tidak perlu menjorok ke dalam.
8. ISI SURAT
Isi surat merupakan bagian yang penting, karena bagian ini merupakan wadah semua persoalan yang ingin disampaikan. Secara umum bahasa yang digunakan dalam bagian isi surat harus benar. Kebenaran itu diukur dengan ketepatan pemilihan kata, struktur kalimat sesuai kaidah, dan ejaan yang benar. Isi surat lengkap terdiri atas (1) alenia pembuka, (2) alenia isi, (3) alenia penutup
a. Alenia Pembuka
Di alenia pembuka dikemukakan permasalahan yang merupakan pengantar / pendahuluan terhadap permasalahan pokok.
contoh : - Dengan ini kami beritahukan bahwa kiriman Saudara yang berupa Kamus Besar Bahasa Indonesia sudah kami kirim.
b. Alenia Isi
Alenia isi merupakan wadah untuk menampung semua isi surat. alenia isi merupakan lanjutan alenia pembuka. Sebagai wujud keterkaitan bentuk, pada alenia isi lazim digunakan penghubung anataralenia , misalnya :
- berhubungan dengan hal tersebut, ....
- berkaitan dengan hal tersebut, ....
- dls
c. Alenia Penutup
Alenia penutup dapat berisi simpulan, ucapan terima kasih, harapan, dan ucapan selamat. Kalimat dalam alenia penutup lebih sederhana dibanding alenia isi dan alenia pembuka.
contoh :- Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
- Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian Bapak.
9. SALAM PENUTUP
Kata-kata yang biasa digunakan sebagai salam penutup adalah : hormat kami, hormat saya, salam kami, salam saya, wasalam.
a. Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
c. Penulisan salam penutup diikuti tanda koma (,)
10. PENGIRIM
Keresmian surat dinas lebih kuat dan sah jika surat telah ditandatangani.
a. Pengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati diri kedinasan, yaitu jabatan, nomor induk siswa/nomor induk pegawai, dan cap dinas/cap jabatan.
b. Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital.
c. Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak berada di antara tanda kurung. Singkatan NIP / NIS tidak diberi titik
Tambahan : tolong dicatat dan dipelajari (penting)
TERIMA KASIH
PENTING π UNTUK SURAT PRIBADI
Mantap
BalasHapus